Un chrono, des rapports et moins de « ça va prendre 5 minutes » qui deviennent une saga.
Pourquoi mesurer son temps?
« Ça va me prendre 5 minutes! » est probablement la phrase la plus optimiste du monde bureautique. Pour savoir où va réellement votre temps, utilisez un outil de suivi comme Toggl Track et complétez votre méthode avec Outlook 365 pour planifier, catégoriser et revoir vos périodes de travail.
Avec Toggl Track
L’idée reste simple : vous nommez l’activité, vous démarrez le minuteur, puis vous analysez le temps grâce aux rapports. C’est très pratique pour les projets, la facturation, les suivis clients et les équipes qui veulent savoir où passent les heures sans sortir la loupe de détective.
Procédure : suivre une activité
Étapes
- Ouvrez Toggl Track dans le navigateur, l’application de bureau ou l’application mobile.
- Inscrivez le nom de l’activité, du client ou du projet.
- Démarrez le minuteur lorsque vous commencez la tâche.
- Arrêtez le minuteur dès que la tâche est terminée.
- Consultez les rapports pour voir le total par projet, client, tâche ou période.
Avec Outlook 365
La fonction Journal dans Outlook pour suivre son temps n’est plus disponible. Combinez plutôt le Calendrier, les catégories, les tâches et Microsoft To Do pour planifier vos blocs de travail et comparer le prévu avec le réel.
Procédure : créer un suivi léger dans Outlook
Étapes
- Créez un rendez-vous dans le Calendrier pour réserver une période de travail.
- Ajoutez une catégorie comme Administration, Client, Formation ou Facturation.
- À la fin de la tâche, comparez la durée prévue avec le temps réellement mesuré dans Toggl Track.
- Ajoutez une note de suivi ou une tâche si un prochain geste est requis.
Choisir la bonne méthode
| Besoin | Outil conseillé | Utilité |
| Chronométrer précisément une tâche | Toggl Track | Obtenir une durée réelle par activité. |
| Analyser des projets ou facturer | Rapports Toggl Track | Regrouper le temps par client, projet ou tâche. |
| Bloquer du temps au calendrier | Outlook 365 | Prévoir les périodes de travail et garder une trace visuelle. Les regrouper avec la fonction Catégorie. |
| Suivre les actions à faire | Tâches / Microsoft To Do | Transformer le suivi en prochaines étapes concrètes. |
En résumé
Mesurer son temps, ce n’est pas de se surveiller mais plutôt de comprendre ses habitudes pour mieux planifier, mieux facturer et mieux respirer entre deux dossiers.
Référence(s) et formations kognos.pro pertinentes
- Vidéo : Outlook 365 – Créer une tâche pour tout savoir sur les tâches Outlook.
- Vidéo : Outlook 365 – Créer un rendez-vous pour tout savoir sur les rendez-vous Outlook.
- Vidéo : Outlook 365 – Créer et assigner une catégorie de couleur pour catégoriser les tâches, rendez-vous, courriels et contacts.
- Plan : Outlook 365 – Niveau 1 : pour apprendre à mieux gérer les courriels, les rendez-vous, les contacts et les tâches.
- Plan : Outlook 365 – Niveau 2 : pour organiser le calendrier, classer les éléments et retrouver l’information plus vite.
- Plan : Outlook 365 – Niveau 3 : pour approfondir la gestion du temps avec les fonctions avancées d’Outlook.
Mise à jour de l’article : Janvier 2025